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审批

在支付或过帐发票(包括预付款)之前,您必须使用以下三种方法之一来提交用于发票的“审批”:

“审批”将验证有关输入发票的匹配、税、期间状态、汇率和分配等信息,并自动将挂起应用于例外发票。如果发票具有挂起,您可以通过更正导致“审批”应用挂起的例外信息并重新提交“审批”来释放挂起,通过更新发票或采购订单或更改“发票容限”来更正例外信息。应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。即使没有解决匹配差错,您也可以人工释放某些发票挂起。您可以在“发票挂起”窗口中执行此操作。

即使您有发票的已审批、已付或已创建日记帐分录,授权用户也可以始终更正发票。另请参阅:调整发票

通过提交“仅限于未审批发票的发票登记”,您可以标识应付款管理系统尚未使用“审批”复核的所有发票。您可以在“发票概览”或“发票”窗口中联机检查发票的“审批”状态。

当您或应付款管理系统在发票上标记特定挂起时,该系统和 Oracle 预警系统将完全集成以允许向审批人和采购代理人发出警告。预警系统同时为您提供了预警、信息和信息分配的集成系统,以集中注意时间相关或关键信息并使审批过程一体化。可使用电子邮件或书面报告来完成预警系统中的例外报告。

审批实例

例如,您有三张处于匹配挂起状态的发票。第一张发票处于匹配挂起状态是因为已开单数量超过已收到数量。第二张发票处于匹配挂起状态是因为发票价格超过采购订单装运价格。第三张发票处于匹配挂起状态是因为已开单数量超过已订货数量。

发票 1 接收部门收到了货物并记录收款信息。此时,发票与收款匹配,且应付款管理系统将在您提交“审批”时释放挂起。

发票 2 供应商发送贷项通知单以更正上一个发票的到期额。在输入贷项并将其与相同的采购订单匹配之后,发票此时与采购订单匹配,且应付款管理系统将在您提交“审批”时释放挂起。您可以“发票活动”窗口中的“审批相关发票”来提交贷项和原始发票的“审批”。

发票 3 使用“容限”窗口以增大容限级别。此时,发票与最新定义的容限级别内的收据和采购订单相匹配,且应付款管理系统将在您提交“审批”时释放挂起。

另请参阅

释放挂起

应付款管理系统选项

采购集成

审批挂起代码汇总

应付款管理系统中的保留分录

使用 Oracle 预警系统进行例外报告

使用预算控制时审批


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